Of het nu gaat om allesomvattende softwarepakketten of losse tools afgestemd op aparte processen, technologie is alomtegenwoordig in HR-land. Dit betekent echter niet dat de HR implementatie van dergelijke systemen altijd vlot verloopt. Tijdens een rondetafelgesprek, geleid door SuccessDay tijdens de CHRO Day, deelden enkele HR-directeuren leermomenten en best practices. Het verslag van dit boeiende debat werpt licht op de uitdagende aspecten van de ‘HRIT-snoepwinkel’.

Van begrippen als ‘opportuniteit’, ‘innovatie’, ‘efficiëntie’, ‘faciliteren’ tot ‘procesdisruptie’, ‘rollercoaster’ en ‘struggle’. De openingsvraag van moderator Melle Eijckelhoff was: ” Welk woord schiet u als eerste te binnen wanneer u denkt aan HRIT?” Dit benadrukte direct de diversiteit aan percepties over ondersteunende systemen, waarbij de bijbehorende uitdagingen vaak omvangrijk zijn. De opvolgende opdracht, waarbij deelnemers hun eigen situatie moesten beoordelen, versterkte deze diversiteit nog meer, gezien de brede spreiding van scores en het aantal onvoldoendes.

Een kind in een snoepwinkel

“Met al die beschikbare tools voel ik me als een kind in een snoepwinkel, maar je hebt wel centen nodig om die allemaal te kunnen aanschaffen.” Natuurlijk kreeg de HR-directeur van een raamspecialist de kans om haar standpunt nader toe te lichten. Haar getuigenis zette direct de toon voor het gesprek. “We zitten in een specifieke situatie, want we hebben onze HR-architectuur verkeerd opgezet. Als je een huis fout bouwt, heb je dezelfde kosten gemaakt als bij een goed huis. Het geld is weg. Nu bekijken we waar we naartoe willen en welke software we daarvoor nodig hebben. En dan zie je niet alleen de grote pakketten die alles kunnen, maar ook steeds meer goedkopere spelers met leuke tools. Als die optimaal met elkaar spreken, werken ze misschien wel beter.” Haar team lijkt te neigen naar een tussenoplossing. “Een pakket dat de basisprocessen naar behoren runt, met enkele add-ons.”

Een gast die werkzaam is bij een HR-dienstverlener ging vervolgens dieper in op haar begrip van ‘struggle’. “Omdat zulke trajecten vlug duur worden – het vraagt altijd veel mensen en middelen – moet je heel goed aan de klant kunnen uitleggen waar de value zit. Daarnaast vind ik snelheid een moeilijk en soms frustrerend element bij het opzetten van een tool. Volledig zeker zijn van een keuze, is bovendien uitzonderlijk. Hoewel sterke IT-oplossingen me heel blij kunnen maken, gaat er kortom toch vaak een factor frustratie mee gepaard.”

Procesgerichte tools of aangepaste tools: wat werkt beter?

Een ander begrip dat wat extra verduidelijking vereiste en een echt gespreksonderwerp bleek, was de term ‘procesdisruptie’, geïntroduceerd door een ervaren HR-specialist uit de zorgsector. “Traditioneel gaat het als volgt: je tekent een proces grondig uit, om dan een tool te kiezen en… in een ijskoud bad te vallen. Ondanks de beloften vooraf, kan de tool het proces niet aan. En dus moet je je proces tijdens dat implementatietraject aanpassen. Daarom zeg ik: kies een tool uit die op basis van een demo goed lijkt en vraag dan aan de leverancier hoe het optimale proces binnen dat systeem eruitziet. Al kan die dat doorgaans niet, waardoor je toch te maken krijgt met een constante struggle. Een bestaand proces kan je alleszins nooit implementeren in een nieuwe tool. Niet in Vlaanderen, laat staan op Europees niveau.”

“Het grote probleem is inderdaad dat alles nu naar Amerikaans model geherdefinieerd moet worden, terwijl elke regio er een andere aanpak op nahoudt. Dat werkt gewoon niet.”

Vooral die laatste uitspraak zorgde voor commotie “Ik ga naar huis!”, klonk het. “Ik word bang, want wij zijn wél globaal bezig. We hebben één jaar om Workday overal te implementeren, voor alle processen, behalve in eerste instantie payroll management” – de complexiteit daarvan bleek al snel een van de rode draden van de rondetafel. “Het grote probleem is inderdaad dat alles nu naar Amerikaans model geherdefinieerd moet worden, terwijl elke regio er een andere aanpak op nahoudt. Dat werkt gewoon niet.” Later in het gesprek zouden de gasten concluderen dat meer dan de kernprocessen niet op internationale schaal kunnen worden uitgerold.

Het definiëren van succescriteria

Twee SuccessDay experts, Business Consultant Jocelyne Franken en Senior HR Project Manager Sophie Jansen, woonden de rondetafel bij en deelden waardevolle praktijkinzichten. Met name over de spagaat tussen globaal en lokaal. “De meeste globale spelers zoeken toch naar een globaal proces”, aldus Jocelyne. “Het is dan cruciaal om het niet te complex te maken en dicht bij de software te blijven. Met specifieke, landgebonden processen ga je wel lokaal aan de slag.” Sophie erkende vervolgens de eerder besproken uitdagingen en deelde een waardevolle tip. “Het belangrijkste punt van een implementatie is misschien wel het bepalen van de succescriteria. Welke processen die je uitgetekend hebt, ben je bereid te laten vallen als de technische mogelijkheden, de tijdlijn of het budget dat vereisen? Denk daar in een vroeg stadium over na.”

“Welke processen die je uitgetekend hebt, ben je bereid te laten vallen als de technische mogelijkheden, de tijdlijn of het budget dat vereisen? Denk daar in een vroeg stadium over na.”

“Zeg nooit dat een tool alles kan”, aldus een deelnemer met zeven HRIT-implementaties op de teller. “Zo creëer je een foute perceptie bij de eindgebruikers.” Haar ideale aanpak luidt als volgt. “Bestudeer wat je nodig hebt en doe in functie daarvan een marktbevraging, maar weet tegelijk dat je nooit een pakket zal vinden dat aan al je voorwaarden voldoet. Aangezien de grote systemen log zijn en een leger administrators vergen om de data in te voeren en te onderhouden, en de kleine slechts een beperkt gedeelte coveren, kies je best voor een middelgroot systeem dat 80% van het gevraagde aankan. En probeer dat inderdaad niet te mappen op je eigen processen: kijk wat lukt en wat niet en voeg er waar nodig extra tools aan toe.”

Wie heeft de leiding?

“Als het gaat over keuzes maken, wie krijgt dan de lead?”, Melle Eijckelhoff wierp een prikkelende vraag op. “IT’ers, met de hulp van HR? De HR-afdeling, ondersteund door IT? Of heeft de business ook nog iets te zeggen?” Zeker dat laatste punt bleek de rondetafel te inspireren, vooral in het geval van bedrijven met een (Amerikaans) hoofdkantoor en dochterondernemingen elders. Terwijl sommige HR-directeuren klaagden over een gebrek aan lokale raadplegingen en het resultaat beschreven als doordrenkt met een “Amerikaanse saus”, was er bij anderen juist sprake van sterke regionale betrokkenheid. Ook op dit vlak blijken bedrijven en sectoren dus van elkaar te verschillen. Tussendoor werd een tijdens het gesprek aangehaalde kwestie besproken, “Vanaf hoeveel medewerkers in een lokale afdeling heeft een implementatie überhaupt investeringszin?”, en werd het belang van datakwaliteit nog even aangestipt.

“Heeft het HR-team eigenlijk voldoende kennis om hier een leidende rol in te spelen?”, besloot de moderator van dienst de groep opnieuw te prikkelen. “Daar begint voor mij de problematiek”, aldus een HR-verantwoordelijke. Een conculega zette de pijnpunten waar ze zelf mee te kampen krijgt op een rijtje. “We moeten de beste oplossing zoeken, externe experts betrekken, ons complexe eigen systeem constant afstemmen op de vele wetswijzigingen en dan ook nog eens beantwoorden aan de gewenste globale harmonisatie…” En dat terwijl andere organisaties er wel goed mee omkunnen. “Het eerste wat ik heb gedaan, was een HRIT-audit. Vervolgens heb ik twee specialisten aangeworven om extra kennis in huis te halen en de implementatie van Workday voor te bereiden.”

“Het eerste wat ik heb gedaan, was een HRIT-audit. Vervolgens heb ik twee specialisten aangeworven om extra kennis in huis te halen en de implementatie van Workday voor te bereiden.”

SuccessDay ziet het als volgt. “De juiste partners vinden, is cruciaal. Wij brengen de nodige expertise binnen in een bedrijf. Je hoeft niet exact te weten hoe een softwarepakket technisch werkt, daar zorgt de implementatiepartner of de tussenpartij voor.” Toch streven velen ernaar hun kennis bij te spijkeren en blijvend op de hoogte te blijven in een snel veranderend technologisch landschap. “Het is aan ons om onze eigen HRIT-expertise te upgraden. We denken nog te weinig in processen en systemen. Ook alles uitbesteden aan IT of externe partijen, lijkt me geen goed plan.” “Niet in het minst omdat de pudding ineenzakt bij het wegvallen van een consultant.”

Toekomstige dromen

Tot slot kregen de deelnemers de kans om vooruit te kijken en een ideale toekomstvisie te schetsen, vrij van praktische beperkingen. “Ik hoop al jaren op een volledig geautomatiseerd systeem waarbij je loon dadelijk op je bankrekening staat na een duimafdruk ’s morgens en een duimafdruk ’s avonds”, was een van de geopperde ideeën. Een ander idee, dat naar verluidt al in de pijplijn zit, was een platform met een Chinees tools-menu volgens het plug-and-play-principe. “Het gedroomde hapje daarin zou een geautomatiseerd, alomvattend proces rond variabele verloning zijn.” “We moeten er wel over blijven waken dat de systemen het HR-verhaal en dan vooral de medewerkers ondersteunen”, was daarbij een relevante bedenking en de laatste kwestie die de groep behandelde.

Melle Eijckelhoff sloot het rondetafelgesprek passend af. “Het is mooi dat we in het vuur van de discussie uit elkaar gaan, want dat betekent dat we nog lang niet uitgepraat zijn over dit thema en al zijn interessante deelaspecten.”

SuccessDay was partner van de CHRO Day 2024.

Lees meer over SuccessDay op de website van House of Excecutives.