Wat is effectief communiceren?

Met effectief communiceren probeer je om een gewenste reactie of bepaald resultaat te bereiken door middel van communicatie. 

Voorbeelden van effectief communiceren: 

• Je medewerkers duidelijke instructies geven m.b.t. uitvoeren van een project

• Oplossen van conflicten met constructieve gesprekken

• Constructieve feedback geven en ontvangen

Verschil met efficiënt communiceren

Efficiënt communiceren kent veel raakvlakken met effectief communiceren, maar legt meer nadruk op de manier waarop je communiceert – of overbodige communicatie vermijdt. Het doel van efficiënt communiceren is vooral om tijd, middelen en energie te besparen. 

Voorbeelden van efficiënt communiceren:

• Beknopte e-mails schrijven waarin je alleen essentiële informatie opneemt

• De juiste communicatiekanalen en technologische hulpmiddelen inzetten

• Gebruik van sjablonen en standaardprocedures voor terugkerende en veelvoorkomende communicatietaken

Zowel efficiënte als effectieve communicatie zijn belangrijk binnen je organisatie, maar niet altijd beide van toepassing. In dit artikel richten we ons verder op effectief communiceren.

Tips om effectief te communiceren 

Er zijn tig boeken geschreven over hoe je effectief communiceert, waarbij elke auteur min of meer een eigen benadering beschrijft. Ondanks (subtiele) verschillen, kun je in de kern terugvallen op een aantal basisregels of eigenlijk tips om effectief te communiceren:   

1. Wees duidelijk

Effectieve communicatie valt of staat met duidelijkheid. Zorg dat je boodschap helder en begrijpelijk is voor je publiek. Gebruik eenvoudige taal en vermijd vakjargon, tenzij het niet anders kan. 

2. Wees doelgericht en beknopt

Stel jezelf vooraf duidelijke doelen. Wat wil je precies bereiken met je communicatie? Richt je boodschap daar vervolgens op in. Wees beknopt en vermijd overbodige informatie. 

3. Luister actief

Effectief communiceren gaat niet alleen over zelf praten en zenden. Minstens zo belangrijk is actief luisteren. En dat is niet voor iedereen even makkelijk. Gaat dit je niet zo goed af? Probeer dan te oefenen. Herhaal wat de andere persoon heeft gezegd om te checken of je het goed hebt begrepen. Hiermee laat je zien dat je actief luistert en geef je de ander de kans om eventuele misverstanden te corrigeren.

4. Stel vragen

Stel tussendoor gerichte vragen. Zo krijg je meer duidelijkheid over de effectiviteit van je communicatie en laat je meteen zien dat je betrokken bent bij het gesprek. Daarmee toon je interesse en help je misverstanden te voorkomen.

5. Maak gebruik van non-verbale communicatie

Naast woorden spelen non-verbale signalen een belangrijke rol in effectieve communicatie. Meerdere studies hebben aangetoond dat lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en stemtoon  meer informatie overbrengen dan alleen woorden.

6. Communiceer op het juiste moment

Een goede timing is essentieel. Probeer altijd rekening te houden met agenda’s en prioriteiten van anderen. Wanneer je een boodschap op het juiste moment overbrengt, vergroot je de kans op effectieve communicatie. 

7. Toon empathie

Probeer je in de ontvanger te verplaatsen. Toon empathie en begrip. Dat is zeker van belang als het om een gevoelige boodschap gaat, zoals het beëindigen van een arbeidscontract . Door empathie te tonen schep je een positieve en constructieve sfeer en voorkom je scheve gezichten.

8. Stimuleer open communicatie met feedback

Het geven en ontvangen van constructieve feedback is essentieel voor effectieve communicatie. Een communicatiecultuur waarin je feedback stimuleert, kan de prestaties en tevredenheid binnen je organisatie verbeteren.

Wat voor gevolgen heeft ineffectieve communicatie? 

De gevolgen van slechte en ineffectieve communicatie zijn misschien groter dan je denkt. Het kan een negatief effect hebben op prestaties, productiviteit en relaties binnen en buiten je organisatie. Studies op dit gebied hebben aangetoond dat ineffectieve communicatie:  

• Eén van de belangrijkste oorzaken is van fouten op de werkplek. En dat zorgt weer voor verlies van productiviteit, kwaliteitsproblemen en veiligheidsrisico’s;

• Het vertrouwen tussen je medewerkers kan ondermijnen. Onduidelijke communicatie kan leiden tot wantrouwen en een gebrek aan samenwerking binnen je teams en organisatie als geheel;

• Een bron van conflict en spanningen op de werkplek kan veroorzaken. Gebrek aan duidelijkheid, onjuiste interpretatie van berichten en gebrek aan open communicatie kunnen stuk voor stuk bijdragen aan conflicten tussen collega’s en teams; 

• Kan leiden tot een verminderde productie. Zo kan een gebrek aan duidelijke instructies, richtlijnen en verwachtingen de voortgang van bepaalde werkzaamheden sterk vertragen;

• Een negatieve impact kan hebben op werknemersbetrokkenheid en motivatie. Ineffectieve communicatie kan ertoe leiden dat werknemers zich niet gehoord of gewaardeerd voelen met alle gevolgen van dien. 

• Een negatieve invloed kan hebben op klanttevredenheid. Wanneer klanten onjuist geïnformeerd worden over producten, voorwaarden, beleid, etc. kunnen ze gefrustruurd raken en bij een concurrent aankloppen. Daarnaast kunnen ze uit frustratie een negatieve review plaatsen. 

Voorbeeld ineffectieve communicatie

Situatie: een projectleider wil tijdens een vergadering een belangrijke projectupdate delen met het team.

De projectleider begint voordat iedereen bij de les is en praat erg zacht. Sommige teamleden verstaan hierdoor niet goed wat er wordt gezegd. Verder gebruikt de teamleider veel vakjargon en technische termen die niet bij iedereen bekend zijn. Wanneer iemand een vraag stelt, wordt dit weggewuifd als onbelangrijk. De projectleider heeft weinig geduld en wil snel verder met de presentatie. Na afloop zitten veel teamleden met vragen en is het niet duidelijk wat er nu van iedereen wordt verwacht. 

Resultaat: het uiteindelijke doel van de communicatie: de projectupdate duidelijk overbrengen op het team, is dus niet gelukt. 

Voorbeeld effectieve communicatie

Situatie: een projectleider wil een nieuw project toelichten aan het team tijdens een vergadering.

De projectleider start de vergadering door de aandacht van het team te trekken en bedankt iedereen voor de aanwezigheid. Dankzij een duidelijke en zelfverzekerde stem kan iedereen hem goed verstaan. Vervolgens deelt de projectmanager de doelstellingen van het project in begrijpelijke taal, zonder te vervallen in vakjargon of technische brij. Om het een en ander te verduidelijken, gebruikt de projectleider visuele hulpmiddelen, zoals grafieken en diagrammen. Daarna wordt ruim de tijd genomen om vragen te stellen en te beantwoorden, zodat iedereen volledig begrijpt wat er gaat gebeuren en wat er van elk individu wordt verwacht. Aan het einde van de vergadering bedankt de projectleider het team voor hun betrokkenheid. Ook wordt het belang van hun bijdrage aan het succes van het project nog even benadrukt. 

Resultaat: Dit voorbeeld van effectieve communicatie laat zien hoe een duidelijke, interactieve en betrokken communicatie leidt tot begrip en motivatie binnen een team.