Hoe komt het dat de ene presentatie voelt als een flop en je de volgende keer in een flow staat te shinen? Wat is het geheim van de presentatie waarbij jijzelf en het publiek helemaal aan gaan? Als de show soepel verloopt en de boodschap overkomt, is de missie geslaagd. Maar hoe bereik je dat?

Na meer dan drieduizend presentaties voor hele grote en ook kleinere groepen, dacht ik het wel te weten. Maar het kan verfrissend zijn om je te verdiepen in nieuwe theorieën en analyses van succesfactoren. Helemaal als die oude wijsheden ontkrachten.

Presentatie fabels

Wat dacht je van deze 3 mythes, die al tijdenlang als de ‘gouden standaard’ worden beschouwd:

1. Je lichaamstaal is veel belangrijker dan je tekst

Dit is een misvatting of eigenlijk een misinterpretatie van het onderzoek dat Albert Mehrabian vorige eeuw heeft gedaan. De context van het onderzoek is dat de vraag werd gesteld: Waaraan hecht je meer waarde als er sprake is van incongruentie bij de spreker? Dus als zijn lichaamstaal en bijvoorbeeld intonatie iets anders suggereren dan de gebruikte woorden. Alleen in die gevallen gaat de verdeling, die in de cirkeldiagram staat (55% – 38% – 7%), op. Als er wel sprake is van congruentie, zijn de percentages helemaal niet van toepassing.

2. Enkel extraverten zijn krachtige sprekers

Er zijn genoeg voorbeelden van introverte sprekers, die juist door de rust die ze uitstralen, het publiek weten te boeien en te binden. Met een integere, kwetsbare manier van spreken, zonder veel poeha, kan een keynote juist heel inspirerend zijn. Door de authenticiteit ontstaat er in veel gevallen een connectie met het publiek.

3. Goed kunnen spreken voor een publiek is een aangeboren talent …

Ook dat blijkt onzin. Zoals Michael Kortekaas ons bij een lezing voorhield die ik mocht bijwonen: “Als je ergens goed in wil worden, moet je het gewoon heel vaak doen. Als je goed wil worden in klagen, moet je dat vaak doen. Als je goed wil worden in Excel of PowerPoint, moet je daar veel mee oefenen”. Dat geldt dus ook voor presenteren. Gewoon geduldig blijven oefenen. Natuurlijk ook feedback vragen en reflecteren, desnoods met een camera erbij. Maar dan komt langzaam – maar ZEKER – de performer in jou boven.

Great speakers are not born, they are trained. It’s not rocket science. – Dale Carnegie

Voor wie meer succes wil met zijn presentatie, schreef Elke van Parys het boek ‘De perfecte presentatie‘ (affiliate). Daarin legt ze uit dat een top performance is gebaseerd op 4 elementen: Performance, Storytelling, Creativiteit en Timeline. Hieronder een aantal belangrijke leerpunten uit haar boek.

Maar ook goed om haar motto alvast te kennen: ‘Imperfectie zorgt voor connectie’. Pas dus op dat het te gestroomlijnd en ‘gladjes’ overkomt, want dat doet afbreuk aan de geloofwaardigheid van jouw presentatie en dat schrikt het publiek af. Probeer het perfectionisme dus hoe dan ook opzij te schuiven en wees vooral jezelf!

4 succesfactoren voor jouw presentatie

Wat gaat jou dan wel houvast geven bij het presenteren? Hieronder vat ik de bevindingen vanuit het boek samen, steeds met een aantal van de meest in het oog springende tips als afsluiter.

1. Als eerste zorg je voor … jezelf!

Neem een ‘groeimindset’ aan. Dat wil zeggen dat je je voorneemt om door te zetten, ook als het moeilijk wordt of simpelweg misgaat. Een aantal richtlijnen om je aan vast te houden:

• Wees niet bang om te falen
• Wees trots op de ondernomen pogingen
• Omarm uitdagingen
• Laat je inspireren door het succes van anderen
• Neem feedback dankbaar in ontvangst

Met dit in het achterhoofd kun je aan de slag gaan. Daarbij schuif je de perfectionistische gedachten het best opzij. Veel belangrijker is dat je in staat bent om verbinding te creëren met je publiek. Daarbij is het motto ‘Imperfectie leidt tot connectie’ belangrijk.

Een handvol behulpzame tips voor een verbindende performance:

1. Gebruik woorden die iedereen begrijpt
2. Start je presentatie pas als je stevig op je twee voeten staat
3. Maak oogcontact met het publiek en toon je vriendelijke gezicht
4. Vertel je verhaal met passie en zo mogelijk wat humor
5. Wijs zaken op een slide aan met een open handpalm en niet met een gestrekte vinger

Imperfectie zorgt voor connectie – Elke van Parys

2. Storytelling: verzin je verhaal vooraf

Ken je het concept van storytelling? Feitelijk is het de manier waarop elke goede film en elk sprookje is opgebouwd. Niet iedere presentator is een geboren verhalenverteller. Dus hier kun je het best zorgen dat je jouw verhaal voorbereidt.

Je kent ongetwijfeld het verhaal van Roodkapje. Zij ging vrolijk het bos in, richting oma om vervolgens door een wolf misleid en opgegeten te worden. Dan duikt een jager als held op en wordt de wolf als mister bad guy gestraft en gaat hij met een buik vol stenen de put in. Die verhaallijn is veralgemeniseerd toepasbaar op elk verhaal dat je vertelt.

Elke van Parys beschrijft dit in de vorm van een 4B + 4T structuur. Voordat je denkt dat dit hogere wiskunde wordt: het gaat achtereenvolgens om de Engelse kopjes: Beginning, Bomb, Battle en Blockade. Daarna komen de 4T’s: Turnaround, Takeaways, Transformation en Time.

Ondanks de strakke structuur, zorg je natuurlijk dat jouw presentatie verrassend is, de nieuwsgierigheid opwekt en je er emotie mee kunt laten spreken door sappige, zintuiglijke details toe te voegen. Jouw actieve, gepassioneerde vertelstijl gaat de rest doen.

Mijn selectie uit de 25 tips die bij dit onderdeel zijn toegevoegd:

1. Zorg dat je relevant bent voor je doelpubliek
2. Maak duidelijk wat de kernboodschap, wat de moraal van het verhaal is
3. Presenteer met passie
4. Trigger de nieuwsgierigheid
5. Maak het persoonlijk, authentiek en waargebeurd

3. Gebruik je creativiteit. Je hebt het!

Om bij het begin te beginnen: Zorg ervoor dat je opening HOT is. Daarbij staan de letters van dit acroniem voor Hook, Outcome en Teaser.

Hook

Die hook of haak wil zeggen dat je begint met ervoor te zorgen de zaal ‘aanhaakt’ bij je verhaal. Verzin dus iets waarmee je jouw publiek ‘binnen hengelt’. Wat speelt er bij hen of in hun omgeving? Hoe voelen ze zich daaronder? Speel daarop in.

Outcome

Hierbij doe je een belofte omtrent het resultaat dat de toehoorders van jouw presentatie mogen verwachten. Dus welk probleem of vraagstuk ga je voor ze oplossen? Natuurlijk niet overpromisen want dat werkt als een boemerang. Gewoon antwoord geven op de ‘what’s in it for me’-vraag bij jouw inleiding.

Teaser

Om de nieuwsgierigheid van het publiek te triggeren bij de opening van jouw presentatie, kun je natuurlijk wat spanning opbouwen. Het begin van een verhaal, conform de storytellingmethode, waarbij het verdere verloop en de afloop nog even niet worden verklapt. Dat zorgt ervoor dat het publiek bij elk element dat je later in jouw verhaal onthult, geboeid blijft luisteren.

Every child is an artist. The problem is staying an artist when you grow up – Pablo Picasso

Humor is gevaarlijk in jouw presentatie

Na (of zelfs bij) de opening kun je ‘de nodige’ humor gebruiken. Maar let er daarbij op dat je niet leuk gaat doen om het leuk doen. Het moet functioneel zijn. Vraag je hierbij dus steeds af:

• Waarom is het relevant?
• Is het (echt) grappig?
• Hoe origineel is het?

Pas als je die vragen serieus kunt beantwoorden is de humor waarschijnlijk passend.

Een paar tips op gebied van creativiteit:

1. Gebruik metaforen die tot de verbeelding spreken
2. Wees geen slaaf van je slides
3. Beperk het aantal slides en ook de hoeveelheid tekst op elke slide
4. Zorg voor een HOT intro
5. Voeg wat passende humor toe

4. Timing

Bij timing denk je misschien dat het erom gaat dat je al je informatie binnen de gegeven tijd in je presentatie verwerkt. Het tegendeel is waar. Onder het motto ‘presenteren is pauzeren’ gaat het vooral om de kunst van het weglaten. Het gezegde is niet voor niets: ‘In de beperking schuilt de meester’. Het gaat er vooral ook om rust te brengen in je presentatie. Dat geeft jouw publiek de kans om de informatie te verwerken en zich steeds meer betrokken te voelen bij jouw verhaal. Misschien zelfs om te reageren, te lachen of te applaudisseren.

Why fit in, when you were born to stand out? – Theodor Seuss Geisel

Het boek noemt 8 soorten pauzes:

• Openingspauze: zorg dat je pas begint als je stevig op twee benen staat
• Overgangspauze: als jouw presentatie bestaat uit verschillende onderdelen, voeg dan tussendoor een overzichtslide toe
• Concentratiepauze: de spanningsboog is hoe dan ook beperkt. Geef mensen de tijd om jou informatie tussendoor te verwerken
• Emopauze: helemaal als je een emotionele snaar raakt, is een moment van stilte op zijn plaats

Daarnaast legt het boek nog uit wat een Spanningspauze, een Blooperpauze, een Applauspauze en een Samenvattingspauze is. Allemaal best interessant.

Een leuk boek voor erbij?

Als je regelmatig moet presenteren is het zeker handig om je – los van de inhoud van jouw verhaal – ook te verdiepen in de presentatietechniek. Er zijn op dat gebied veel boeken te vinden. Denk maar aan ‘Vroeger had ik spreekangst’ van Pieter Frijters, die ook al aanmoedigde om jouw presentatie vooral niet te veel voor te bereiden maar te focussen op contact maken met je publiek. Of over ‘Het monster met de gouden ogen‘, waarin Machteld Kooij uitlegt hoe je jezelf kunt presenteren bij serieuze media-optredens.

Dit boek van Elke van Parys ‘De perfecte presentatie‘ (affiliate) is daarop zeker een goede aanvulling. Maar kijkend naar de genoemde top-3, adviseer ik om eerst die andere twee titels door te nemen.

Daarna is ‘De perfecte presentatie’ een bloemlezing vol inspiratie. Gezien de structuur, vormgeving en inhoud zet ik hem nog even niet op de eerste plaats. Maar met een investering van minder dan 100 euro heb je het complete drieluik in huis en ben je klaar voor iedere denkbare presentatie.