Op de huidige krappe arbeidsmarkt is de band tussen recruiters en hiring managers cruciaal. Technologie, op de juiste wijze toegepast, kan deze samenwerking versterken, waardoor het wervingsproces beter én sneller verloopt. Dit artikel duikt in verschillende technische hulpmiddelen en strategieën die de communicatie en samenwerking tussen recruiters en hiring managers kunnen verbeteren.

1. Real-time, gestroomlijnde communicatie

Duidelijke communicatie is de sleutel tot elke sterke relatie. Moderne tools zoals Slack, Microsoft Teams en Zoom maken realtime chats én updates mogelijk, waardoor misverstanden en vertragingen worden verminderd. Deze platforms maken het gemakkelijk om snel feedback te geven en gestructureerde gesprekken te voeren over kandidaten, functies en verwachtingen.

2. ATS to the rescue

Een Applicant Tracking System (ATS) heeft wat weg van een gamechanger in de mate waarin een systeem bepaalde taken kan organiseren én automatiseren.  Zo kunnen hiring managers eenvoudig informatie over kandidaten opvragen, hun voortgang volgen en tijdig feedback geven aan recruiters. Een ATS bevordert ook transparantie in het gehele proces, omdat zowel recruiters als hiring managers realtime updates zien, kan niemand zómaar een beslissing nemen zonder zich te baseren op de informatie.

3. Geen ellenlange mailwisselingen over planning

Het plannen van sollicitatiegesprekken kan een tijdrovende nachtmerrie zijn. Tools zoals Google Calendar, Calendly of Microsoft Outlook helpen de agenda’s van recruiters, hiring managers en kandidaten te synchroniseren. Dit minimaliseert uiteindelijk kalenderconflicten en stroomlijnt het proces, waardoor iedereen zijn tijd efficiënt kan beheren.

4. Data is your best friend

Data-gedreven inzichten kunnen een grote impact hebben op de manier waarop recruiters en hiring managers samenwerken. Analysetools houden zaken bij als time-to-hire, cost-per-hire én, nog veel belangrijker: waar de beste kandidaten überhaupt vandaan komen. Met deze informatie kunnen beide partijen hun strategieën duiden en zich richten op wat het beste werkt. In een geoptimaliseerde setting leidt dit alleen maar tot betere resultaten en een beter begrip van elkaars rollen.

5. Staat het al in Trello?

Wil je taken toewijzen of bepaalde processen – en eindverantwoordelijken – inzichtelijker maken? Gebruik dan de Asana’s, Trello’s of Monday’s van deze wereld, om projecten te beheren en iedereen op de hoogte te houden. Recruiters en hiring managers kunnen taken toewijzen, deadlines stellen en de status van verschillende wervingsfasen bijwerken. Deze platforms zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft doelen en planningen. Dat resulteert (hopelijk) in minder fricties.

6. Mobiel maakt alles sneller

Mobiele technologie zorgt ervoor dat recruiters en hiring managers onderweg verbonden blijven. Mobielvriendelijke apps voor ATS, communicatie en planning zorgen ervoor dat dringende beslissingen en communicatie snel kunnen worden afgehandeld, waardoor het proces wordt versneld en de reactievermogen wordt verbeterd. Test hier dus ook je software op; in de praktijk checken een hoop mensen namelijk taken geregeld op hun telefoon. Val dus niet voor een fantastische desktopversie, zonder de mobiele (web)applicatie te checken.

7. Onboardingssoftware

De relatie tussen recruiters en hiring managers stopt niet bij een offer. Onboarding-software helpt beide partijen de voortgang van nieuwe medewerkers te volgen, waardoor een soepele integratie in het bedrijf wordt gewaarborgd. Deze voortdurende betrokkenheid houdt de relatie sterk en effectief.

8. Zorg dat álles met elkaar communiceert

Idealiter gebruik je één systeem voor ál je recruitmentbezigheden. Zoals je hierboven leest, bestaat de gemiddelde stack uit een veelvoud van verschillende tools. Gelukkig kun je de meeste met elkaar integreren. Zo zijn er Trello of Asana-integraties voor een ATS en kun je ook een tool als Calendly integreren. Vraag dit wel van tevoren uit bij jouw ATS-leverancier.